Stand: 12. März 2020
Eine rechtsverbindliche elektronische Kommunikation in einem Verwaltungsverfahren ist möglich, wenn der Empfänger einen Zugang dafür eröffnet hat. Der Landkreis Diepholz bietet Ihnen unter Maßgabe der hier aufgeführten technischen Rahmenbedingungen diese Möglichkeit zur elektronischen Kommunikation an. Für Verwaltungsverfahren richtet sich die elektronische Kommunikation nach den gesetzlichen Vorgaben in § 3 a Verwaltungsverfahrensgesetz bzw. § 36 a Sozialgesetzbuch Erstes Buch.
Einfache Anliegen, Hinweise oder Terminanfragen, also alles, was keine Unterschrift benötigt und nicht vertraulich ist, kann einfach per E-Mail ohne eine zusätzliche elektronische Signatur geschickt werden.
Die Zugangseröffnung ermöglicht Ihnen die rechtsverbindliche elektronische Kommunikation auch für formgebundene Vorgänge. Eine angeordnete Schriftform kann, soweit nicht durch eine Rechtsvorschrift etwas anderes bestimmt ist, elektronisch ersetzt werden. Die elektronische Form hat dabei die gleiche Rechtswirkung wie die unterschriebene Papierform (Schriftform). Die für viele Behördenvorgänge benötigte eigenhändige Unterschrift wird durch die elektronische Signatur ersetzt. Eine derart signierte Nachricht ist Ihnen als Person zuzuordnen und kann nicht unbemerkt verändert werden. Sie entfaltet die gleiche Rechtswirkung wie die unterschriebene Papierform. Beim Landkreis Diepholz stehen Ihnen folgende drei Zugangsmöglichkeiten zur Verfügung, um Verwaltungsverfahren elektronisch abzuwickeln:
ZUGANGSÖFFNUNG E-MAIL
- Mit Einrichtung der zentralen Eingangsadresse poststelle@diepholz.de hat der Landkreis Diepholz den elektronischen Zugang für die E-Mail-Nutzung geöffnet.
- In einem Verwaltungsverfahren mit Schriftformerfordernis muss die E-Mail mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen sein. Übrige Formen der elektronischen Signatur sind nicht zulässig. Die qualifizierte elektronische Signatur kann entweder an der E-Mail oder an einem beiliegendem Dokument angebracht sein. Ist lediglich ein Dokument signiert, bezieht sich die Signatur nur auf dieses Dokument. Ist hingegen die E-Mail signiert, umfasst die Signatur den Nachrichtentext sowie beiliegende Dokumente. Beiliegende Dokumente müssen in einem zulässigen Dateiformat angehängt sein.
- Mithilfe eines privaten Signaturschlüssel (Chipkarte oder neuer Personalausweis), einer Signatursoftware und einem Kartenlesegerät (Gerät oder kompatibles Smartphone), können E-Mails und Dokumente qualifiziert elektronisch signiert werden.
- In einem Verwaltungsverfahren gilt eine Nachricht dann als zugestellt, wenn Ihre qualifiziert signierte E-Mail im Postfach der Eingangsadresse poststelle@diepholz.de eingetroffen ist. Die Zustellung erfolgt hierbei über öffentliche und private Übertragungswege. Das Eintreffen einer E-Mail am Mailgateway (MX-Record) wahrt keine Frist. Das Eintreffen einer E-Mail am Mailgateway (MX-Record) ist auch kein Nachweis, dass Ihre Nachricht in der Eingangsadresse zugestellt worden ist. Zwecks Vermeidung schadhafter und unerwünschter E-Mails setzt der Landkreis Diepholz eine Software zur Identifizierung solcher Nachrichten ein. Durch den Prüfmechanismus können E-Mails entfernt werden und erreichen möglicherweise nicht die gewünschte Eingangsadresse.
- Muss in einem Verwaltungsverfahren der Eingang Ihrer Nachricht garantiert sein oder muss in einem Verwaltungsverfahren eine Frist gewahrt werden, empfiehlt der Landkreis eine andere Möglichkeit der elektronischen Kommunikation zu nutzen. Die E-Mail ist kein geeignetes Mittel diese Anforderungen sicherzustellen!
- Sind Sie als Absender einer E-Mail bereit, das Risiko einer Nichtzustellung Ihrer Nachricht oder das Risiko einer verspäteten Zustellung Ihrer Nachricht zu tragen, berücksichtigt der Landkreis Diepholz in einem Verwaltungsverfahren Ihre eingetroffene E-Mail, sofern diese qualifiziert signiert ist, fristgerecht im Postfach der Eingangsadresse poststelle@diepholz.de vorzufinden ist und keine unzulässigen Dokumente im Dateianhang enthält. Eine automatische Eingangsbestätigung wird nicht versendet.
- Der Landkreis Diepholz weist darauf hin, dass die Übertragung von E-Mails im Internet unverschlüsselt stattfindet. Aus Datenschutzgründen kann in einem Verwaltungsverfahren die weitere Kommunikation mit Ihnen häufig nicht über E-Mail erfolgen.
ZUGANGSÖFFNUNG DE-MAIL
Der DE-Mail-Dienst bietet Ihnen eine gesetzlich abgesicherte Zustellung. Der Versand, Empfang und Inhalte von DE-Mails können rechtswirksam nachgewiesen werden. Über das Anklicken einer Versandoption erhalten Sie vergleichbar zu der Papierform ein Einschreiben mit Rückschein in elektronischer Form. Was bei der DE-Mail-Nutzung zu beachten ist, erfahren Sie hier:
- Mit Einrichtung der zentralen Eingangsadresse poststelle@diepholz.de-mail.de hat der Landkreis Diepholz den elektronischen Zugang für DE-Mail geöffnet.
- In einem Verwaltungsverfahren mit Schriftformerfordernis müsste eine normale DE-Mail auch mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen sein. Beim Versenden von DE-Mail können Sie jedoch auf diese qualifizierte Signatur verzichten, sofern bei einem akkreditierten DE-Mail-Diensteanbieter bei der Einrichtung des Postfaches die Option „absenderbestätigte DE-Mail“ ausgewählt wurde. Es ist gesetzlich geregelt, dass diese Art des Postversandes Ihre eigenhändige Unterschrift ersetzt!
WICHTIG: Wenn Ihr DE-Mail-Postfach in der Lage ist, eine absenderbestätigte DE-Mail zu verschicken, müssen Sie regelmäßig in Ihren Versandoptionen das Häkchen "absenderbestätigt“ kontrollieren und ggfs. anklicken!
- In einem Verwaltungsverfahren gilt Ihre Nachricht als zugestellt, wenn im DE-Mail-Übertragungsprotokoll die Datenübertragung erfolgreich vom System quittiert ist.
- Das Zusenden einer DE-Mail an den Landkreis Diepholz bedeutet nicht, dass der Landkreis Diepholz diesen Dienst automatisch als Rückkanal nutzen kann. Wünschen Sie im weiteren Verlauf des Verwaltungsverfahrens die Kommunikation per DE-Mail, öffnen Sie bitte den Zugang, indem Sie Ihrer Nachricht eine Erklärung beifügen. Die Abgabe Ihrer Willenserklärung können Sie unkompliziert tätigen, indem Sie folgenden Mustertext in Ihre Nachricht einfügen:
>>> Ich wünsche die weitere Kommunikation in diesem Verwaltungsverfahren mit dem Landkreis Diepholz über DE-Mail. Mit ist bekannt, dass eingehende Nachrichten seitens der Kreisverwaltung fristgerecht zugestellt sind, sobald diese mein DE-Mail-Postfach erreichen.
Anschl. kommuniziert der Landkreis Diepholz mit Ihnen über DE-Mail. Eine Nachricht gilt auch dann als rechtswirksam zugestellt, wenn Sie diese nicht vom Server abrufen, das heißt, Sie sind selbst dafür verantwortlich, dass Sie Ihren Posteingang beobachten und eingegangene Nachrichten lesen. Der Landkreis Diepholz erhält durch das DE-Mail-Übertragungsprotokoll den Beleg, dass für Sie bestimmten Nachrichten ordnungsgemäß zugegangen sind.
ZUGANGSÖFFNUNG EGVP
Das EGVP (Elektronische Gerichts- und Verwaltungspostfach) wird üblicherweise in der Kommunikation zwischen Behörden und Gerichten eingesetzt. Die Nutzung dieses Dienstes durch Privatpersonen ist zwar möglich, aber in der täglichen Praxis meist unüblich. Dennoch finden Sie hier Informationen, wie Sie auch über den EGVP-Dienst rechtsverbindlich mit dem Landkreis Diepholz kommunizieren können:
- Mit Einrichtung der zentralen Eingangsadresse safe-sp1-1403082598438-015614510 hat der Landkreis Diepholz den elektronischen Zugang für das Elektronische Gerichts- und Verwaltungspostfach (EGVP) geöffnet.
- In einem Verwaltungsverfahren mit Schriftformerfordernis muss die EGVP-Nachricht mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen sein. Übrige Formen der elektronischen Signatur sind nicht zulässig. Die qualifizierte elektronische Signatur kann entweder an der EGVP-Nachricht oder an einem beiliegendem Dokument angebracht sein. Ist lediglich ein Dokument signiert, bezieht sich die Signatur nur auf dieses Dokument. Ist hingegen die EGVP-Nachricht signiert, umfasst die Signatur den Nachrichtentext sowie beiliegende Dokumente. Beiliegende Dokumente müssen in einem zulässigen Dateiformat angehängt sein.
- Mithilfe eines privaten Signaturschlüssel (Chipkarte oder neuer Personalausweis), einer Signatursoftware und einem Kartenlesegerät (Gerät oder kompatibles Smartphone), können EGVP-Nachrichten und Dokumente qualifiziert elektronisch signiert werden.
- In einem Verwaltungsverfahren gilt Ihre Nachricht als zugestellt, wenn im EGVP-Übertragungsprotokoll die Datenübertragung erfolgreich vom System quittiert ist.
- Das Zusenden einer EGVP-Nachricht an den Landkreis Diepholz bedeutet nicht, dass der Landkreis Diepholz diesen Dienst automatisch als Rückkanal nutzen kann. Wünschen Sie im weiteren Verlauf des Verwaltungsverfahrens die Kommunikation per EGVP, öffnen Sie bitte den Zugang, indem Sie Ihrer Nachricht eine Erklärung beifügen. Die Abgabe Ihrer Willenserklärung können Sie unkompliziert tätigen, indem Sie folgenden Mustertext in Ihre Nachricht einfügen:
>>> Ich wünsche die weitere Kommunikation in diesem Verwaltungsverfahren mit dem Landkreis Diepholz über EGVP. Mit ist bekannt, dass eingehende Nachrichten seitens der Kreisverwaltung fristgerecht zugestellt sind, sobald diese mein EGVP-Postfach erreichen.
Anschl. kommuniziert der Landkreis Diepholz mit Ihnen über EGVP. Eine Nachricht gilt auch dann als rechtswirksam zugestellt, wenn Sie diese nicht vom Server abrufen, das heißt, Sie sind dafür verantwortlich, dass Sie Ihren Posteingang beobachten und eingegangene Nachrichten lesen. Der Landkreis Diepholz erhält durch das EGVP-Übertragungsprotokoll den Beleg, dass für Sie bestimmten Nachrichten ordnungsgemäß zugegangen sind.
Zulässige Dateiformate
Möchten Sie Dokumente an die Verwaltung übertragen, können folgende Dateiformate verwendet werden:
- PDF-Dokumente (.pdf)
- Fotos (.jpg / .png)
- Microsoft Word ab Version 2010 (.docx)
- Microsoft Excel ab Version 2010 (.xlsx)
Tipp/Empfehlung
Die Handhabung elektronischer Signaturen ist für viele Menschen im Alltag häufig nicht leicht nachvollziehbar. Um "formale" Nachrichten mit Unterschrift oder Dokumente mit Unterschrift an Behörden zu versenden, empfiehlt der Landkreis Diepholz daher die Nutzung von DE-Mail. Anfangs muss zwar ein Registrierungsprozess durchlaufen werden, doch im späteren Alltag ist die Handhabung dann leicht verständlich und unkompliziert.
